Nebenkosten: Was MieterInnen zahlen müssen (und was nicht)

Ob Berlin, Leipzig oder Düsseldorf: Wohnen wird in Deutschland immer teurer. Und als wären steigende Mieten und hohe Energiepreise nicht schon genug, musst du bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung auch noch Geld nachzahlen. Doch was sind Nebenkosten eigentlich, wie werden sie berechnet und kannst du sie reduzieren? Unser Ratgeber hilft dir weiter! Du erfährst zum Beispiel, welche Nebenkosten MiterInnen tragen, wie hoch die Nebenkosten im Durchschnitt sind und wann VermieterInnen die Nebenkosten erhöhen dürfen. Du besitzt selbst eine Immobilie und fragst dich, welche Nebenkosten du bei der Steuererklärung angeben kannst? Kein Problem, auch das haben wir abgedeckt. Außerdem findest du viele Spartipps und praktische Finanztools rund ums Wohnen.

Egal ob eigenes Haus oder Mietwohnung: Nebenkosten sind wie viele andere Lebenshaltungskosten eine Ausgabe, die sich nicht vermeiden lässt. Denn Immobilien müssen betrieben und regelmäßig gewartet werden: Die Wasserversorgung, die Müllabfuhr oder Gartenarbeiten sind nur einige Beispiele. Auch die Gebäudeversicherung, die Grundsteuer und die Hausflurbeleuchtung müssen bezahlt werden. Eine Liste aller Kosten findest du weiter unten. Zunächst schauen wir uns den Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten an.

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Auch wenn viele Menschen Nebenkosten und Betriebskosten synonym nutzen: Es gibt einen kleinen, aber feinen Unterschied. Wie der Name vermuten lässt, handelt es sich bei Betriebskosten um regelmäßige Ausgaben, die beim Betrieb und der Vermietung einer Immobilie anfallen. Diese Ausgaben dürfen auf MieterInnen umgelegt werden. Das heißt, du zahlst die Betriebskosten anteilig mit deiner Miete – sofern sie Punkt für Punkt in deinem Mietvertrag aufgelistet sind.

Nebenkosten sind streng genommen nur Ausgaben, die EigentümerInnen oder dieHausverwaltungen nicht auf die Mietparteien umlegen dürfen. Dazu gehören zum Beispiel Kontoführungsgebühren des Vermieters oder bestimmte Renovierungsarbeiten.

Wir nutzen beide Begriffe ebenfalls synonym, weil es sich so eingebürgert hat. Bei der jährlichen Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnung ist es jedoch wichtig, den Unterschied zu kennen und die Nebenkosten zu prüfen, damit du als MieterIn nicht übers Ohr gehauen wirst. 

In deinem Mietvertrag findest du eine Übersicht der Nebenkosten. Für eine Wohnung in einem Mietshaus sind das zum Beispiel Ausgaben für den Hauswart, die Hausflurreinigung und die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Räume. Im Grunde zahlst du also anteilig für die Nutzung und Wartung des Gebäudes. Was du nicht zahlen musst, sind die Kosten für die Hausverwaltung, die Kontoführungsgebühren des Vermieters und Reparaturen am Gebäude. Mietest du ein Einfamilienhaus, sind Nebenkosten wie die Hausflurreinigung oder der Hausmeister eher ungewöhnlich. 

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Wer ein Haus oder eine Wohnung vermietet, muss sich um die Trinkwasserversorgung, die Müllabfuhr und vieles mehr kümmern. Zu den umlagefähigen Nebenkosten kommen für Vermieter noch weitere Posten hinzu. Falls du eine Hausverwaltung beauftragt hast, musst du diese Ausgaben selbst tragen, ebenso Ausgaben für das Bankkonto, Telefon oder Porto. Reparatur- und Renovierungskosten sind in der Regel ebenfalls allein vom Vermieter zu tragen. Auch die Schädlingsbekämpfung darfst du nicht auf MieterInnen umlegen – es sei denn, es handelt sich um eine regelmäßige Ausgabe.

Einige Beispiele hast du oben schon gelesen. Hier findest du alle umlagefähigen Nebenkosten auf einen Blick:

• Grundsteuer (eine Steuerart, die auf Grundstücke erhoben wird)
• Gebäude- und Haftpflichtversicherung 
• Be- und Entwässerung (hier sind Ausgaben für die Trinkwasserversorgung sowie die Ableitung von Abwasser und Niederschlagswasser Nebenkosten)
• Warmwasserversorgung (es sei denn, es gibt einen Durchlauferhitzer oder Thermen in jeder Wohneinheit)
• Heizkosten (es sei denn, du hast eine Gasetagenheizung)
• Nebenkosten für die Wartung der Heizung (das gilt auch für Gasthermen)
• Beleuchtung im Hausflur, Keller und Hof
• Hausflurreinigung
• Straßenreinigung
• Müllabfuhr (Bereitstellung und Abholung verschiedener Tonnen wie Hausmüll, Plastik und Papier)
• Gartenpflege (zum Beispiel Rasenmähen, Baumschnitt)
• Winterdienst
• Schornsteinfeger
• Hauswart bzw. Hausmeister (Nebenkosten sind hier das gezahlte Gehalt)
• Kabelgebühren (diese Nebenkosten sind ab dem 30. Juni 2024 nicht mehr umlagefähig)
• Aufzugskosten (falls vorhanden)
• Bereitstellung von Waschkeller (falls vorhanden) 

Hier ist es ähnlich wie bei der Kalt- und Warmmiete: Kalte Nebenkosten sind alle oben genannten Nebenkosten mit Ausnahme der Warmwasserversorgung und der Heizung. Wer zum Beispiel eine Gastherme für Warmwasser und Heizung hat, bezahlt die monatliche Gasrechnung über den Versorger.

Bei warmen Nebenkosten sind Ausgaben für Heizung und Warmwasser inbegriffen (sofern diese vom Vermieter getragen werden). Es handelt sich hier im Grunde also um alle oben aufgelisteten Betriebskosten. Wichtig: Stromkosten gehören – bis auf Ausgaben für die Hausflurbeleuchtung – nicht zu den Nebenkosten, da du deine Stromrechnung separat bezahlst.

Du hast die jährliche Nebenkostenabrechnung erhalten und verstehst du Bahnhof? Sei unbesorgt: Da geht es den Menschen wie den Leuten. Auch für Vermieter ist die jährliche Betriebskostenabrechnung eine nervige Angelegenheit. Es gibt nämlich einige Besonderheiten, die viel Rechnerei erfordern. Setzen wir uns das einmal genauer an!

Was du mit jeder Monatsmiete an deinen Vermieter überweist, ist die Nebenkostenvorauszahlung. Der im Mietvertrag festgelegte Betrag beruht also auf einer Schätzung. Genau deshalb gibt es auch die jährliche Nebenkostenabrechnung, bei der alle tatsächlichen Ausgaben mit den über die Monatsmiete überwiesenen Vorauszahlungen abgeglichen werden. Da viele Nebenkosten variabel sind, kann es also sein, dass du in einem Jahr zu viel oder zu wenig gezahlt hast. Dazu ein Beispiel:

Angenommen, in deinem Mietvertrag wurden 150 € für die Nebenkosten veranschlagt. In einem Jahr zahlst du also 1.800 € (12 x 150 €) im Voraus. Bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung ergibt sich jedoch eine Gesamtsumme von 1.920 €. Das heißt, du musst 120 € nachzahlen (1.920 € - 1.800 € = 120 €). Es kann aber auch sein, dass die Gesamtsumme bei 1.740 € liegt. Dann erhältst du von deinem Vermieter eine Gutschrift von 60 € (1.740 - 1.800 € = -60 €). 

Du hast extrem sparsam gelebt und fragst dich, warum du trotzdem eine Nachzahlung der Nebenkosten leisten musst? Das hat mit der Berechnung zu tun.  

 Was viele Menschen beim Thema Nebenkosten und Miete ärgert, ist, dass sich diese Ausgaben nur bedingt beeinflussen lassen. Wenn zum Beispiel die Versicherungsgesellschaft den Beitrag für die Gebäudeversicherung erhöht, zahlen auch die MieterInnen mehr. Das gilt auch, wenn der Gesamtwasserverbrauch steigt oder die Mülltrennung nicht gut funktioniert und deshalb die Kosten in die Höhe schießen. Denn die Betriebskosten werden auf alle MieterInnen anteilig umgelegt. Wie hoch die jeweiligen Anteile sind, hängt von der Anzahl der Mietparteien und der Quadratmeterzahl ab. 

Angenommen, du wohnst in einem Haus mit sechs Mietparteien. Die Nebenkosten werden also durch sechs geteilt. Allerdings unterscheiden sich die Wohnungen in der Größe. Wenn deine Nachbarin zum Beispiel eine 60 qm große Wohnung hat und du nur 40 qm, zahlst du entsprechend weniger. Es spielt keine Rolle, ob du den Fahrstuhl öfter nutzt als deine Nachbarin oder Wasser sparst. Entscheidend ist die Größe der Wohnung. Mit einer Ausnahme: 

Wenn du Warmwasser und Heizung über die Nebenkosten zahlst, wird dein individueller Verbrauch ermittelt. Deshalb erhältst du bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung auch eine Kopie der Rechnung des Versorgers bzw. des Ablesedienstes. Hier gibt es also Möglichkeiten, bei der Miete zu sparen.

Die Nebenkostenvorauszahlung ist bereits in deiner Monatsmiete enthalten. Das heißt, du zahlst die Nebenkosten jeden Monat im Voraus. Die Abrechnung der tatsächlichen Ausgaben erfolgt einmal im Jahr. Für 2022 erhältst du also im Laufe des Jahres 2023 eine Abrechnung mit allen Kosten. Daraus ergibt sich, ob du ein Guthaben hast oder eine Nachzahlung der Nebenkosten leisten musst. Es lohnt sich, nicht nur die Miete, sondern auch eine mögliche Nachzahlung in deiner Haushaltskasse zu berücksichtigen.

Wichtig: Vermieter müssen die Nebenkostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten erstellen und an dich senden. Erhältst du die Abrechnung erst nach Ende dieser Frist, bist du nicht zur Zahlung verpflichtet. 

Du hast deine jährliche Betriebskostenabrechnung erhalten? Falls du eine Nachzahlung leisten musst, wird dir eine Frist von 30 Tagen gewährt. Dieselbe Frist gilt für deinen Vermieter, falls er oder sie dir Geld zurückzahlen muss. Wichtig: Du hast die Möglichkeit, gegen eine Rückzahlung Einspruch zu erheben und Rechnungen einzusehen. Die Frist für die Rückzahlung der Nebenkosten verlängert sich dadurch jedoch nicht. Deshalb solltest du die Nebenkosten prüfen, sobald du die Abrechnung erhältst. Tipp: Plane die Überweisung einfach im Voraus, damit du die Zahlung nicht vergisst. Und sollte es doch mal knapp werden, kannst du das Geld mit MoneyBeam einfach in Echtzeit überweisen.

Wie hoch die Nebenkosten im Durchschnitt sind, lässt sich pauschal nicht beantworten. Denn ihre Berechnung erfolgt, wie du bereits gesehen hast, auf Basis der Mietparteien und der Quadratmeterzahl deiner Wohnung. Apropos: Auch zwischen Wohnungen und Häusern gibt es preisliche Unterschiede. Generell sind die Kosten für ein Haus um einiges höher als bei einer Wohnung – und das gilt auch beim Thema Nebenkosten und Hauskauf. In der folgenden Tabelle siehst du einige Durchschnittswerte im Überblick:

Nach einer Umfrage des SPIEGEL könnten sich die durchschnittlichen Nebenkosten pro qm in 2023 auf 6,40 € erhöhen. Zum Vergleich: Im Jahr 2018 lagen sie laut dem Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbund bei 2,17 €. 

Auch hier lässt sich nicht pauschal sagen, wie hoch eine Nachzahlung der Nebenkosten im Schnitt ist. Extremsituationen wie die aktuelle Energiepreiskrise können die Summe in die Höhe treiben, normalerweise bewegen sich Nachzahlungen jedoch eher im unteren dreistelligen Bereich. So oder so ist es sinnvoll, einen Notgroschen anzusparen – so bist du bei einer Nachzahlung ein kleines bisschen gelassener.

Du hast eine eigene Immobilie, die du vermietest? Dann entstehen dir nicht nur umlagefähige Nebenkosten, sondern auch andere Ausgaben, die du nicht auf deine MieterInnen umlegen darfst. Dazu gehören Kosten für die Hausverwaltung, Bankgebühren und Reparaturen. Allerdings kannst du diese Nebenkosten in der Steuererklärung geltend machen und dir so etwas Geld zurückholen. Lies dazu auch unsere anderen Ratgeber und erfahre, wie du die Steuererklärung machst und was du von der Steuer absetzen kannst.

Ganz gleich, ob die Gebäudeversicherung teurer wird, die Heizkosten steigen oder sich die Hausmeisterin über eine Gehaltserhöhung freuen darf: Die Höhe der Nebenkosten kann sich ändern. Um hohe Nachzahlungen (auf beiden Seiten) zu vermeiden, darf der Vermieter laut § 560 Abs. 4 des BGB die Nebenkostenvorauszahlung anpassen. Darüber muss er dich schriftlich in Kenntnis setzen. Wenn du der Erhöhung zustimmst, kannst du anschließend mit Regeln deinen Dauerauftrag ändern.

Als Berechnungsgrundlage dient die jährliche Abrechnung. Sind die Kosten zum Beispiel gestiegen, kann der Vermieter die monatliche Vorauszahlung erhöhen. Dafür berechnet er die Differenz und teilt die Summe durch 12. Angenommen, du hast im letzten Jahr monatlich 150 € Nebenkosten gezahlt und musst nun eine Nachzahlung von 300 € leisten. Dein Vermieter könnte die Nebenkosten auf 175 € erhöhen (300 € / 12 Monate = 25 € + 150 €).

Gleiches gilt, wenn du ein Guthaben erhalten hast – es sei denn, dein Vermieter kann mit Sicherheit sagen, dass die Nebenkosten wieder steigen werden. Wichtig ist, dass die Anpassung in einem angemessenen Verhältnis zur Abrechnung steht. Du solltest daher die Differenz der Nebenkosten prüfen und herausfinden, ob die monatliche Anpassung sinnvoll ist. Wenn du unsicher bist, kannst du dich beraten lassen, zum Beispiel beim Mieterschutzverein. Die Mitgliedschaft ist in der Regel sehr günstig und damit eine gute Investition. 

Tipp: Nutze unseren Haushaltsrechner, um herauszufinden, was eine Erhöhung für dein monatliches Budget bedeutet.

Die Anpassung kann nur nach der jährlichen Nebenkostenabrechnung erfolgen. Das heißt, der Vermieter darf die Betriebskosten einmal im Jahr anpassen, wenn die Abrechnungssumme das nahelegt. Darüber hinaus darf dein Vermieter die Nebenkosten nicht anpassen. Falls du die Nebenkostenvorauszahlung jedoch selbst erhöhen willst, kannst du mit deinem Vermieter eine entsprechende Vereinbarung treffen. Tipp: Falls dein Vermieter dem nicht zustimmt (zum Beispiel aufgrund des Verwaltungsaufwandes), kannst du mit Spaces einfach ein Unterkonto erstellen und dort jeden Monat automatisch einen Betrag sparen. So kommst du gar nicht erst in Versuchung mehr Geld auszugeben. Und falls du mit deiner besseren Hälfte zusammenziehen willst, könnt ihr das Geld über Shared Spaces gemeinsam verwalten.

Vermieter dürfen einen Teil der Kaution einbehalten, um zu wenig gezahlte Nebenkosten auszugleichen. Zulässig ist laut eines Urteils ein Betrag in Höhe der monatlichen Nebenkostenvorauszahlung, aber nur für jeweils drei bis vier Monate. 

In der aktuellen Situation sind die Nebenkosten für viele MieterInnen kaum noch zu stemmen, obwohl sie Energie sparen. Besonders schwierig ist das für Menschen, die warme Nebenkosten zahlen und keine Möglichkeit haben, den Versorger zu wechseln. Neben den aktuellen Maßnahmen der Bundesregierung gibt es die Möglichkeit, sich anwaltlich beim Mieterschutzverein beraten zu lassen. Falls zum Beispiel eine Erhöhung nicht rechtmäßig ist, kannst du sie anfechten. Falls die Nebenkosten zu hoch sind, kannst du deinen Vermieter auch um eine Ratenzahlung bitten. Darüber hinaus wird mit der Wohngeldreform in 2023 die monatliche Unterstützung von durchschnittlich 180 € auf etwa 370 € erhöht. Ob du für das Wohngeld in Frage kommst, kannst du über den Wohngeldrechner des Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen ermitteln. 

Wer Bürgergeld bezieht, muss die Miete nicht selbst stemmen, sondern erhält staatliche Unterstützung. Doch was, wenn du von deiner Hausverwaltung eine Gutschrift für die Nebenkosten erhältst? Wenn du ein Nebeneinkommen erzielst und die Miete zum Teil selbst finanzierst, steht dir die Rückzahlung in Höhe deiner Zuzahlung auf das gesamte Jahr betrachtet zu. Bist du jedoch komplett auf Unterstützung angewiesen, darf das Jobcenter Nebenkosten zurückfordern – und zwar innerhalb von vier Jahren.

Falls du von deinem Vermieter eine Rückzahlung der Nebenkosten erhältst, lege sie deshalb lieber auf die hohe Kante. Lies dazu auch unsere Ratgeber, wie du monatlich besser sparen und ein Budget für deine Haushaltsausgaben erstellen kannst.