Was sind Werbungskosten und was kann ich alles absetzen?

Egal ob Bewerbungsfotos, Fahrtkosten oder Fachbücher: Alle Ausgaben, die in Zusammenhang mit deinem Job oder sonstigen Einkünften stehen, gehören zu den sogenannten Werbungskosten – und die kannst du von der Steuer absetzen. 

In diesem Leitfaden erfährst du, was genau alles zu den Werbungskosten zählt, wer sie steuerlich geltend machen kann, und wann sich die Werbungskostenpauschale für dich lohnt. Außerdem zeigen wir dir, welche Werbungskosten du ohne Nachweis absetzen kannst und wo die Werbungskosten in der Steuererklärung eingetragen werden.

Der Begriff Werbungskosten bezeichnet sämtliche Ausgaben, die dir im Zusammenhang mit deiner Arbeit oder anderen Einkünften entstehen. Für VermieterInnen können das beispielsweise Kosten für Heizung, Müllabfuhr und Hausverwaltung sein. Als ArbeitnehmerIn kannst du dagegen Dinge wie Fahrtkosten, berufsbedingte Umzugskosten, Ausgaben für Fachliteratur, Fortbildungskosten oder auch Kosten für bestimmte Arbeitskleidung als Werbungskosten absetzen. Aber nur, wenn dir diese Ausgaben nicht bereits von deinem Arbeitgeber erstattet wurden. Wie du dagegen mit privaten Ausgaben Steuern sparen kannst, erfährst du in unserem Leitfaden zu außergewöhnlichen Belastungen.Was zählt zu Werbungskosten? Du siehst also: Es gibt viele verschiedene Arten von Werbungskosten. Welche Kosten du bei deiner Steuererklärung abziehen darfst, hängt dabei ganz von deiner jeweiligen Einkunftsart ab. Denn je nachdem, ob deine Einkünfte beispielsweise aus deinem Lohn oder Gehalt, Kapitalerträgen oder Einkünften aus Vermietung entstehen, können unterschiedliche Werbungskosten geltend gemacht werden. So unterschiedlich verschiedene Berufe sind, so unterschiedlich können auch die jeweiligen Werbungskosten sein. 

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Für die meisten ArbeitnehmerInnen fallen das ganze Jahr über so manche berufsbedingte Ausgaben an, die von der Steuer abgesetzt werden können. Zu den am häufigsten vorkommenden Arten von Werbungskosten zählen vor allem Fahrtkosten, Fortbildungskosten, Umzugskosten, Versicherungskosten, Beiträge für Berufsverbände und Gewerkschaften, Kosten für Arbeitsmittel, Telefon- und Internetkosten sowie Kosten für Geschäftsreisen oder sogar eine Zweitwohnung. Genauere Details dazu, wann solche Werbungskosten geltend gemacht werden können, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Du kannst alle beruflich veranlassten Ausgaben bei deiner Steuererklärung absetzen, die dir nicht von deinem Arbeitgeber erstattet wurden. 

• Bewerbungskosten: Du bist gerade auf Jobsuche? Dann haben wir gute Nachrichten. Denn auch die Kosten, die dir entstehen, bevor du überhaupt Geld verdienen kannst, zählen zu den Werbungskosten. Du kannst also zum Beispiel auch Ausgaben für deine Bewerbungsmappe, Bewerbungsfotos und deine Fahrt zum Vorstellungsgespräch als Werbungskosten absetzen.
• Arbeitsmittel: Das kann dein Werkzeugkasten sein, wenn du HandwerkerIn bist, oder Sportkleidung, wenn du als SportlehrerIn arbeitest. Auch dein Schreibtisch ist ein Arbeitsmittel, solange du ihn vorwiegend zu beruflichen Zwecken nutzt.
• Arbeitskleidung: Weil Bekleidung für die meisten Berufe auch privat genutzt werden kann, zählt Arbeitskleidung nur dann zu den Werbungskosten, wenn es sich dabei um typische Berufskleidung handelt, die du gemäß Dienstvorschrift bei der Arbeit tragen musst. Dazu gehören zum Beispiel Uniformen, Laborkittel und andere Schutzkleidung.
• Fahrtkosten: Egal ob du mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem eigenen Auto oder in einer Fahrgemeinschaft zur Arbeit fährst, die Kosten dafür kannst du als Werbungskosten von deiner Steuer absetzen.
• Internet-, Handy und Festnetzkosten: Wenn du zum Beispiel für KundInnen auch auf deiner privaten Nummer erreichbar bist oder ab und zu im Homeoffice arbeitest und dein privates WiFi nutzt, dann kannst du einen prozentualen Anteil dieser Kosten als Werbungskosten absetzen.
• Fortbildungskosten: Grundsätzlich erkennt das Finanzamt Ausgaben für Weiterbildungen wie Seminare sowie auch Umschulungen, Zweitausbildungen und Zweitstudien als Werbungskosten an. In diesem Rahmen sind auch Dinge wie Reisekosten, Fachliteratur und Arbeitsmaterialien absetzbar.
• Dienstreisen und Bewirtungskosten: Häufig werden dir diese Kosten bereits vom Arbeitgeber erstattet. Wenn nicht, kannst du sie als Werbungskosten absetzen.
• Doppelte Haushaltsführung: Wenn du aus beruflichen Gründen auf eine Zweitwohnung angewiesen bist, kannst du diese Kosten als Werbungskosten abziehen.

• Umzugskosten: Auch die Kosten für einen Umzug aus beruflichen Gründen sind als Werbungskosten absetzbar.
• Unfallkosten: Kosten, die dir aufgrund eines Unfalls auf einer beruflichen Fahrt entstanden sind, kannst du als Werbungskosten absetzen, sofern sie dir nicht vom Arbeitgeber oder deiner Versicherung erstattet wurden.
• Bestimmte Versicherungsbeiträge: Zum Beispiel zählen deine Unfallversicherung, Berufshaftpflichtversicherung oder Arbeitsrechtsschutzversicherung zu den Werbungskosten.

• Vermietung und Verpachtung: Als VermieterIn kannst du unter anderem Kosten für Heizung, Wassergeld, Müllabfuhr und Hausverwaltung absetzen. Aber auch Dinge wie Grundsteuer, Maklergebühren und Zinsen können als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Selbst, wenn du überhaupt keine Ausgaben hattest, gibt es bestimmte Pauschbeträge, die du als Werbungskosten abziehen darfst. Das lohnt sich natürlich immer dann, wenn deine tatsächlich angefallenen Kosten niedriger sind als die jeweiligen Pauschalen. Wenn deine Ausgaben für Werbungskosten die Pauschbeträge überschreiten, kannst du diese höheren Kosten selbstverständlich ebenfalls steuerlich geltend machen. Dafür musst du deine Ausgaben aber glaubhaft nachweisen können. Das heißt, du solltest entsprechende Rechnungen, Quittungen oder sonstige Belege unbedingt sicher aufbewahren, damit du sie im Fall der Fälle mit deiner Steuererklärung einreichen kannst. Denn nur wenn du deine Ausgaben auch nachweisen kannst, darfst du sie auch absetzen.

Grundsätzlich gibt es keinen Höchstbetrag für Werbungskosten. Das heißt also, dass du Werbungskosten unabhängig von ihrer Höhe absetzen kannst. Doch Achtung: Bei der Pendlerpauschale für ArbeitnehmerInnen, die öffentliche Verkehrsmittel nutzen, gilt eine Höchstgrenze von maximal 4.500 € im Jahr. Wenn du dagegen mit dem eigenen Auto oder dem Firmenwagen in die Arbeit fährst, gilt diese Höchstgrenze nicht. Allerdings musst du dann auch nachweisen können, dass deine Fahrtkosten den Höchstbetrag wirklich überschreiten. Tipps dazu, wie du mit verschiedenen Freibeträgen Steuern sparen kannst, findest du hier.  

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Wie du bereits weißt, sind Werbungskosten alle Ausgaben, die rund um deinen Beruf oder andere Einkünfte entstehen. Das heißt: Du kannst Werbungskosten steuerlich geltend machen, wenn du ArbeitnehmerIn bist, Rente beziehst, Zinsen auf Anlagen bekommst, Miete einnimmst oder andere Einkünfte aus einer nicht selbstständigen Tätigkeit hast.

Auch RentnerInnen können bei ihrer Steuererklärung Werbungskosten abziehen, zum Beispiel durch den Pauschbetrag für Rentner. Dieser Pauschbetrag beträgt 102 € pro Kalenderjahr und kann ganz ohne Nachweise geltend gemacht werden. Das Finanzamt zieht den Pauschbetrag ganz einfach von den steuerpflichtigen Renteneinnahmen ab. Wer höhere Ausgaben geltend machen möchte, muss diese Kosten konkret nachweisen können, um sie als Werbungskosten abzusetzen. 

RentnerInnen ab dem vollendeten 64. Lebensjahr, die neben ihrer Rente auch noch weitere Einkünfte erzielen – zum Beispiel durch Vermietung oder Verpachtung – können auch den sogenannten Altersentlastungsbetrag nutzen, um ihre Steuerlast zu reduzieren. Die genaue Höhe des Entlastungsbetrags hängt hier jeweils davon ab, wann das 64. Lebensjahr vollendet wurde. 

Du hast gerade deine erste Ausbildung begonnen? Dann sind Werbungskosten für dich zunächst einmal noch nicht relevant. Denn du kannst sie erst ab der zweiten Ausbildung geltend machen. Die gute Nachricht? Ausgaben für deine weiterführende Ausbildung – wie zum Beispiel Arbeitsmittel, Berufskleidung, Fachliteratur, Fahrtkosten und Unterkunftskosten – kannst du dann in voller Höhe als Werbungskosten absetzen. Außerdem kannst du als Azubi auch dann Werbungskosten geltend machen, wenn du noch gar keine Einkünfte erzielt oder Steuern gezahlt hast. Gib dafür während deiner Ausbildung einfach eine Steu­er­er­klä­rung ab, um einen finanziellen Verlust feststellen zu lassen. Denn wenn du als BerufseinsteigerIn noch nicht genug verdient hast, um Steuern zu zahlen, kannst du einen Teil deiner Verluste im zweiten Jahr absetzen, wenn deine Einkünfte dann hoch genug sind.

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Auch für Studierende gilt: Erst beim Zweitstudium zählen deine Studiengebühren zu den Werbungskosten. Das heißt, dass du Ausgaben für dein Erststudium (zum Beispiel deinen Bachelor) nicht in deiner Steu­er­er­klä­rung als Werbungskosten absetzen kannst. Kosten für die weiterführende Ausbildung (also beispielsweise deinen Master) kannst du dagegen in voller Höhe als Werbungskosten absetzen. Dazu zählen zum Beispiel Arbeitsmittel, Fachliteratur, Fahrtkosten, ein Arbeitszimmer, ein Zweitwohnsitz oder auch Dinge wie Studienfahrten. Wichtig: Du kannst aber wirklich nur die Kosten, die dir auch tatsächlich selbst entstehen, als Werbungskosten absetzen. Wenn dir deine Eltern beispielsweise deine Wohnung bezahlen, kannst du die Kosten dafür nicht geltend machen.

Als ArbeitnehmerIn steht dir automatisch der sogenannte Arbeitnehmer-Pauschbetrag zur Verfügung, um deine Steuerlast zu reduzieren. Seit 1. Januar 2023 beträgt diese Pauschale 1.230 €. Und das Beste? Der Betrag wird dir bei deiner Steuererklärung ganz automatisch von deinem Bruttolohn abgezogen – du musst dich also um nichts weiter kümmern. Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag gilt pro Steuerjahr und pro Kopf. Das heißt, dass du ihn nur einmal nutzen kannst, auch wenn du zwei Jobs hattest. Ehepaare und eingetragene Lebenspartnerschaften erhalten den jeweils doppelten Betrag. 

Wie bereits erwähnt, berücksichtigt das Finanzamt bei Arbeit­nehmerInnen automatisch einen gewissen Pauschbetrag, der dann von deinen Einkünften abgezogen wird. Für das Jahr 2021 beträgt der Arbeitnehmer-Pauschbetrag 1.000 €, für 2022 schon 1.200 € und ab dem Steuerjahr 2023 liegt die Pauschale bei 1.230 €. Der große Vorteil beim Pauschbetrag ist, dass er dir immer in voller Höhe zusteht – auch wenn du eigentlich weniger oder gar keine Werbungskosten hattest oder zum Beispiel nicht das komplette Jahr über gearbeitet hast.

Solange deine Werbungskosten den Pauschbetrag von aktuell 1.230 € (Stand: 2023) nicht überschreiten, musst du keine Belege oder Nachweise beim Finanzamt einreichen. Der Pauschbetrag wird ganz automatisch von deinem zu versteuernden Einkommen abgezogen. Erst wenn du Werbungskosten geltend machen willst, die über dem Pauschbetrag liegen, benötigst du die entsprechenden Nachweise fürs Finanzamt. 

Neben dem Werbungskosten-Pauschbetrag werden für gewöhnlich auch bis zu 110 € für Arbeitsmittel anerkannt, ohne dass dafür ein Nachweis erforderlich ist. Außerdem kannst du pauschal 16 € pro Jahr für deine Kontoführungsgebühren als Werbungskosten angeben. Wenn du allerdings mehr als den jeweiligen Pauschbetrag für deinen Beruf ausgegeben hast, dann solltest du die Werbungskostenpauschale nicht annehmen, sondern deine Ausgaben lieber einzeln nachweisen.

Wenn du deine Steuererklärung freiwillig abgibst, kannst du das 4 Jahre rückwirkend tun – als StudentIn sogar bis zu 7 Jahre rückwirkend. Das heißt also: Wenn deine Werbungskosten zum Beispiel im Steuerjahr 2021 über 1.000 € oder 2022 über 1.200 € lagen – und du diese Ausgaben auch glaubhaft nachweisen kannst – dann kannst du dir zu viel gezahlte Steuern in deiner Steu­er­er­klä­rung zurückholen. Für das Jahr 2023 liegt die Pauschale bei 1.230 €. Das Tolle daran? Jeder Cent, der über der jeweiligen Grenze liegt, senkt deine Steuerlast. Deshalb ist es besonders wichtig, dass du alle relevanten Rechnungen und Belege sicher aufbewahrst. Denn wenn du mehr als die Pauschale absetzen möchtest, musst du die nötigen Nachweise beim Finanzamt vorlegen können. 

Du fragst dich, ob die Summe deiner beruflich veranlassten Ausgaben über dem Werbungskosten-Pauschbetrag liegt? Sehen wir uns dazu ein paar Beispiele an, wie du diese Grenze besonders schnell überschreiten kannst:

• Pendlerpauschale: Du fährst mit dem Auto zur Arbeit? Dann kannst du für das Steuerjahr 2023 für jeden gefahrenen Kilometer 30 Cent von der Steuer absetzen – ab dem 21. Kilometer sind es sogar schon 38 Cent pro Kilometer. Für alle, die mit dem Motorrad oder Moped unterwegs sind, beträgt die Pendlerpauschale 20 Cent pro Kilometer. Wenn du also zum Beispiel 20 km von deiner Arbeitsstelle entfernt wohnst und 220 Tage im Jahr mit dem Auto zur Arbeit fährst, kommst du allein mit deinen Fahrtkosten über die Werbungskostenpauschale: 

20 km x 0,3 € x 220 Arbeitstage = 1.320 €

• Fortbildungskosten: Auch Fortbildungskosten können sich schnell summieren. Denn du kannst alles, was du im Zusammenhang mit deiner Fortbildung bezahlt hast, als Werbungskosten geltend machen. Das können zum Beispiel Kursgebühren, Prüfungsgebühren, Parkgebühren, Unterkunfts- und Verpflegungskosten, Ausgaben für Fachliteratur und andere Lernmittel sein.
• Doppelte Haushaltsführung / Zweitwohnung: Wenn du aus beruflichen Gründen eine Zweitwohnung benötigst, kommst du bestimmt ohne Probleme über den Werbungskosten-Pauschbetrag. Nehmen wir beispielsweise an, du hast eine (Traum-)Miete von 200 € pro Monat ergattert. Dann würdest du mit deinen jährlichen Mietkosten in Höhe von 2.400 € schon locker über die Grenze kommen.

Um von der Werbungskostenpauschale zu profitieren, musst du nichts weiter unternehmen – denn sie wird von deinem zuständigen Finanzamt automatisch berücksichtigt. Wenn du allerdings Werbungskosten hattest, die über den Pauschbetrag hinausgehen, musst du diese extra in deiner Einkommensteuererklärung angeben. Als ArbeitnehmerIn trägst du deine Werbungskosten in der Anlage N der Steuererklärung ein, als VermieterIn in Anlage V und als RentnerIn in Anlage R.