Als Freiberufler Steuern zahlen: Das solltest du wissen

Die Selbstständigkeit bietet jede Menge Vorteile für einen flexiblen Lebensstil, birgt aber auch einige Tücken – und das leidige Thema Steuern steht hier an erster Stelle. 

In diesem Artikel erklären wir dir die unterschiedlichen Arten der Selbstständigkeit, welche Steuern du zahlen musst, bei welchen du sparen kannst und was du bei deiner Steuererklärung als FreiberuflerIn auf jeden Fall beachten solltest.

Jede Person, die in einem nicht traditionellen Angestelltenverhältnis ist – also keinen festen Arbeitsvertrag über Ort, Gehalt und Arbeitszeit hat – und eine Tätigkeit ausübt, ist als selbstständig zu betrachten. Darunter fallen auch Personen, die als FreiberuflerIn oder Freelancer arbeiten.

Bei einer selbstständigen Tätigkeit wird vor allem zwischen zwei Gruppen unterschieden – Gewerbetreibende und FreiberuflerInnen. Beide arbeiten nicht für einen einzelnen Arbeitgeber, weisen aber besonders in Bezug auf das Thema Steuern Unterschiede auf. 

Ist deine zukünftige Tätigkeit schriftstellerischer, erzieherischer, künstlerischer oder wissenschaftlicher Natur, so fällt diese unter die Katalogberufe und gilt als freiberuflich. Wenn sich deine Selbstständigkeit nicht in eine dieser Berufskategorien einordnen lässt, giltst du als gewerbetreibend und unterliegst somit der Gewerbeordnung. Ist der Fall unklar, so entscheidet bei der Anmeldung deiner Selbstständigkeit das Finanzamt darüber, ob deine Tätigkeit als freiberuflich eingestuft wird.

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Freelancer können sowohl freiberuflich als auch gewerblich tätig sein. Sie arbeiten selbstständig und projektbezogen für verschiedene AuftraggeberInnen gleichzeitig. Meist arbeiten Freelancer regelmäßig für bestimmte Unternehmen ohne festen Arbeitsvertrag und sind somit auch selbst für ihre steuerlichen Pflichten verantwortlich. 

Freelancer und FreiberuflerInnen unterscheidet primär, dass letztere sich nicht immer in einem unabhängigen Arbeitsverhältnis befinden, beispielsweise als freiberufliche ÄrztInnen oder LehrerInnen. Freelancer dagegen sind beinahe immer freie Mitarbeitende ohne feste Arbeits- und Urlaubszeiten.

Für jede selbstständige Tätigkeit musst du verschiedene steuerliche Abgaben leisten. Welche Steuern du genau zahlen musst, hängt zunächst einmal davon ab, ob du als FreiberuflerIn arbeitest oder ein Gewerbe angemeldet hast. Wie hoch deine steuerlichen Abgaben ausfallen, richtet sich nach deinen jährlichen Einkünften. Wir erklären dir im nächsten Abschnitt, welche Steuern für FreiberuflerInnen, Freelancer oder Gewerbetreibende anfallen.

Ganz egal, was für eine Art von Selbstständigkeit du betreibst: An der Einkommensteuer kommst du nicht vorbei. Diese errechnet sich aus dem Gewinn deiner Tätigkeit abzüglich deiner Ausgaben. Je mehr du mit deiner Selbstständigkeit verdienst, desto mehr Einkommensteuer musst du zahlen. 

Meldest du deine selbstständige Tätigkeit beim Finanzamt neu an, solltest du darauf achten, deinen voraussichtlichen Gewinn nicht zu hoch anzusetzen. Das Finanzamt berechnet aufgrund deiner Prognose nämlich die zu zahlende Einkommensteuer.

Neben der Einkommensteuer ist auch die Umsatzsteuer eine festgelegte, steuerliche Abgabe für alle Selbstständigen. Diese ist wirtschaftlich vergleichbar mit der Mehrwertsteuer und wird auf alle Umsätze erhoben, meist mit einem Regelsteuersatz von 19 %. Um die Umsatzsteuer nicht aus eigener Tasche zahlen zu müssen, solltest du auf jede erbrachte Leistung 19 % der Gesamtsumme aufschlagen. Der daraus erbrachte Mehrumsatz wird dann an das Finanzamt abgeführt.

Für Gewerbetreibende und Freelancer, die nicht unter die Katalogberufe fallen, ist neben der Einkommensteuer auch die Gewerbesteuer zu zahlen. Die Gewerbesteuer berechnet sich durch den erbrachten Gewinn pro Wirtschaftsjahr. Gilt deine gewerbliche Selbstständigkeit als Personengesellschaft oder Einzelunternehmen, so hast du einen Freibetrag von 24.500 €, der nicht versteuert werden muss. 

Bist du mit deiner selbstständigen Tätigkeit umsatzsteuerpflichtig, so kannst du deine zu zahlende Umsatzsteuer mit der sogenannten Vorsteuer verrechnen. Die Vorsteuer ist in Leistungen und Waren enthalten, die du für deine Selbstständigkeit beauftragt, bestellt und bezahlt hast. Da auf diese Leistungen von den beauftragten Unternehmen die Umsatzsteuer hinzugefügt wurde, kannst du diesen gezahlten Betrag durch die Vorsteuer geltend machen und verrechnen.

Um steuerpflichtigen Selbstständigen eine massive Nachzahlung am Ende des Jahres zu ersparen und gleichzeitig die Liquidität des Staatshaushaltes zu gewährleisten, gibt es die sogenannte Steuervorauszahlung. Diese richtet sich nach vorausgegangen Steuerbescheiden oder der geschätzten, zu erwartenden Einnahmen aus deiner selbstständigen Tätigkeit. Bei der jährlichen Steuererklärung werden dann die Vorauszahlungen mit der tatsächlichen Steuerschuld berechnet und dir die Differenz entweder zurückerstattet oder in Rechnung gestellt.

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Der Steuerfreibetrag ist eine bestimmte Summe des erwirtschafteten Einkommens, der nicht unter die Abgabepflicht fällt. Um das zu versteuernde Einkommen zu mindern, gibt es einige Steuerfreibeträge, die abhängig von der persönlichen Situation steuerlich geltend gemacht werden können.

Der Grundfreibetrag, oder auch Einkommensteuerfreibetrag, soll sicherstellen, dass das für ein Existenzminimum notwendige Einkommen nicht versteuert wird. Arbeitnehmende haben automatisch Anspruch darauf, egal ob sie selbstständig oder in einem festem Arbeitsverhältnis sind. Für Alleinstehende liegt der Grundfreibetrag 2024 bei 11.604 € (für 2023 10.908 €) und für Eheleute, die gemeinsam ihre Steuererklärung abgeben, bei 23.208 € im Jahr 2024 (für 2023 21.816 €). Dieser wird alle zwei Jahre von der Bundesregierung neu berechnet.

Gilt die selbstständige Tätigkeit als gewerblich, so können einzelne Personen sowie Personengesellschaften einen Gewerbesteuerfreibetrag von 24.500 € pro Jahr geltend machen. Der tatsächliche Umsatz durch die gewerbliche Tätigkeit wird hierfür nicht berücksichtigt.

Die Steuererklärung für Selbstständige ist komplexer und umfangreicher als für klassische ArbeitnehmerInnen. Da Selbstständige aber auch häufig höhere Kosten und Ausgaben haben, kann hier jede Menge steuerlich geltend gemacht und so die zu zahlenden Abgaben gemindert werden.

Um die Steuererklärung für dich so einfach wie möglich zu machen, ist das Allerwichtigste: Einnahmen und Ausgaben so akribisch wie möglich dokumentieren. Denn auch wenn du in den meisten Fällen nicht zur Buchhaltung verpflichtet bist, gilt für alle Selbstständigen die Aufzeichnungspflicht. Das bedeutet, dass du all die Einnahmen und Ausgaben, die du in einer Steuererklärung geltend machen musst und möchtest, in irgendeiner Art und Weise gesammelt haben solltest. So sparst du dir mühseliges Zusammensuchen, wenn es so weit ist.

Als selbstständige Person hast du natürlich jede Menge Ausgaben, die du steuerlich geltend machen kannst und solltest. Betriebskosten umfassen eine große Bandbreite an Ausgaben, die du tätigen musst, damit du freiberuflich arbeiten kannst.

Dazu zählen beispielsweise angemietete Büroräume, Arbeitsmaterial und Fahrtkosten. Arbeitest du von zuhause aus, kannst du zudem die Kosten für dein Arbeitszimmer teilweise oder sogar vollständig von der Steuer absetzen.

All die Kosten, die nicht unter die "normalen" Betriebsausgaben fallen, können mitunter als Sonderausgaben in der Steuererklärung angeben werden. Darunter fallen Kosten wie Kranken- und Pflegeversicherungen, Spenden, Kinderbetreuung, Unterhalt, Weiterbildungen und vieles mehr.

Je nachdem, ob du für deine Selbstständigkeit ab und zu mal kleinere oder größere Anschaffungen machen musst, sind auch diese von deiner Steuer absetzbar. Kleinere Ausgaben bis zu 952 € brutto kannst du dir direkt anrechnen lassen, wertvollere Güter musst du allerdings über mehrere Jahre abschreiben.

Innerhalb der Steuererklärung gibt es einige wichtige Formulare, die Selbstständige ausfüllen müssen. Je nach Art der Selbstständigkeit variieren jedoch einige dieser Formulare. Informiere dich daher genau über die notwendigen Formulare für FreiberuflerInnen, bevor du deine erste Steuererklärung aus der Selbstständigkeit abgibst.

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