Die wichtigsten Basics zu deiner Entgeltabrechnung

Jeden Monat landet dein Gehalt auf deinem Konto und der Unterschied zwischen netto und brutto ist dir auch bewusst. Aber weißt du eigentlich, was mit dem Geld passiert, das dir vom Bruttogehalt abgezogen wird? Für viele sind Begriffe wie Steuern, Sozialversicherungsnummer etc. alles andere als spannend. Es ist dennoch wichtig, dass du dich mit den Basics zu deiner Entgeltabrechnung auskennst. Wir versprechen, dass wir uns kurz fassen und dir dieser Beitrag dabei hilft, deine Abrechnungen besser zu verstehen. Los geht’s!

Eine Entgeltabrechnung ist der Sammelbegriff für eine Lohn- und Gehaltsabrechnung. In diesen siehst du, wie sich dein Lohn bzw. dein Gehalt über eine bestimmte Zeitdauer zusammensetzt. Auch kannst du direkt nachvollziehen, was von deinem Bruttogehalt verpflichtend abgezogen wird, und was dir als Nettogehalt zur Verfügung steht. Dein Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, dir diese auszustellen. Insgesamt müssen sie 6 Jahre aufbewahrt werden, du kannst also immer noch fehlende Entgeltabrechnungen bei vorherigen Arbeitgebern einfordern.

Auf den ersten Blick kann die Entgeltabrechnung sehr komplex wirken. Das liegt zum größten Teil daran, dass viele Rechtspflichten aus verschiedenen Rechtsgebieten bei der Erstellung erfüllt werden müssen. Wir gehen die verschiedenen Bereiche Schritt für Schritt mit dir durch. 

Zuallererst aber die Basics: Bei der Entgeltabrechnung solltest du wissen, was der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt ist. Und das ist in diesem Fall recht simpel: Der Unterschied liegt in deiner Entlohnung selbst. Wenn du beispielsweise nach geleisteten Arbeitsstunden bezahlt wirst, reden wir von einem Lohn. Dieser kann je nach Arbeitsmenge dementsprechend variieren, es ist also eine flexible Summe. Bei einem Gehalt wird dir jedoch eine feste Summe gezahlt, du kriegst also jeden Monat den gleichen Betrag ausgezahlt (bzw. direkt auf dein Gehaltskonto überwiesen). Im Hauptteil deiner Entgeltabrechnung ist einsehbar, ob es sich bei dir um eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung handelt. Zur Vereinfachung reden wir in diesem Blogbeitrag von einem Gehalt. 

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Deine Entgeltabrechnung muss Angaben zur Identifikation des Arbeitgebers, zu deiner Identifikation und generelle Angaben beinhalten. Hierdurch wird diese nachvollziehbar. 

Generell kannst du deine Entgeltabrechnung in drei verschiedene Bausteine untergliedern: den oberen Teil, den mittleren Teil und den unteren Teil. 

Der obere Teil enthält wichtige Kontaktdaten, wie den Namen und die Adresse deines Arbeitgebers und deine eigene, Bezugs- und Erstellungsdatum der Abrechnung, deine Steuer- und Sozialversicherungsdaten und persönliche Daten zu deinem Vertrag und deinen Urlaubsdaten. 

Der Hauptteil ist etwas komplexer, weswegen wir dir hier einmal die Grundbestandteile auflisten. In diesem Teil findest du: 

• Dein Bruttogehalt
• Sachbezüge (Sachbezüge sind Einnahmen, die nicht aus Geld bestehen)
• Geldwerte Vorteile (Geldwerte Vorteile bereichern den bzw. die EmpfängerIn)
• Vermögenswirksame Leistungen (Geldleistungen, die der Arbeitgeber für dich anlegt)
• Der Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
• Steuerfreibeträge
• Dein Kirchensteuerabzug
• Der Solidaritätszuschlag
• Die Lohnsteuer
• Deine Sozialversicherungsbeiträge
• Persönliche Abzüge
• Aufwandsentschädigungen
• Der Auszahlungsbetrag

Im Schlussteil sind noch deine Kontodaten, die Gesamtsumme des Arbeitgebers und die Verdienstbescheinigung einsehbar.

Wie du unschwer an deiner Gehaltsabrechnung erkennen kannst, werden dir die unterschiedlichsten Beträge von deinem Bruttogehalt abgezogen. Während die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer an das Finanzamt gehen, werden die Sozialabgaben (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) direkt an deine Krankenkasse weitergeleitet. Auch wenn dir vor allem die Sozialabgaben hoch erscheinen, denk dran, dass du früher oder später auch davon profitieren wirst: Wenn du beispielsweise einmal auf deine Arbeitslosenversicherung angewiesen bist oder ins Rentenalter eintrittst.

Vereinfacht gesagt bestimmt die Höhe deines Gehalts gleichzeitig auch die Höhe deiner Abzüge. Wie hoch deine Lohnsteuer ausfällt, wird anhand deines Gehalts und deiner Lohnsteuerklasse ermittelt. Normalerweise liegt dieser Wert zwischen 15 und 45 %. 

Von der Höhe der Lohnsteuer ist wiederum abhängig, wie hoch dein Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer ausfallen. Beim ersten liegt der Anteil bei 3,5 % der Lohnsteuer (wobei dieser seit 2021 für die meisten wegfällt), bei der Kirchensteuer sind es 9 % der Lohnsteuer (bzw. 8 % in Bayern und Baden-Württemberg). Die Kirchensteuer wird von MitgliederInnen staatlich anerkannter Religionsgemeinschaften erbracht, nicht jeder oder jede zahlt somit diesen Anteil.

Zur Bestimmung der Sozialversicherungsbeiträge wird ein fester Prozentsatz deines Bruttogehalts verwendet. Bis auf wenige Ausnahmen werden diese jeweils zu 50 % von Arbeitgeber und Arbeitnehmer übernommen. 

Der Prozentsatz für den gesetzlichen Krankenversicherungsbeitrag liegt aktuell bei 14,6 % der beitragspflichtigen Einnahmen, kann jedoch auch von der jeweiligen, individuellen Krankenkasse erhöht werden. 18,6 % ist der Prozentsatz für die Rentenversicherung und 2,5 % für die Arbeitslosenversicherung. Die Pflegeversicherung beträgt 3,05 % (Stand 2021). 

Wie du bereits erfahren hast, bestimmt die Lohnsteuerklasse mit, wie viel dir am Ende von deinem Bruttogehalt übrig bleibt. Wir unterscheiden hierbei zwischen 6 verschiedenen Klassen: 

• Lohnsteuerklasse 1: Alleinstehende Personen (ledig, unverheiratet, verwitwet, geschieden)
• Lohnsteuerklasse 2: Alleinerziehende mit mind. einem minderjährigen Kind 
• Lohnsteuerklasse 3: Verheiratete, verwitwete oder gleichgeschlechtliche Lebensgemeinschaften (nur in Kombi mit Steuerklasse 5 umsetzbar)
• Lohnsteuerklasse 4: Verheiratete oder gleichgeschlechtliche Paare, die beide Steuerklasse 4 gewählt haben (wenn bsp. beide ähnlich viel verdienen)
• Lohnsteuerklasse 5: Verheiratete oder gleichgeschlechtliche Ehepaare, bei denen der Partner bzw. die Partnerin Steuerklasse 3 haben (der- bzw. diejenige mit dem geringeren Gehalt wählt dabei diese Klasse 5)
• Lohnsteuerklasse 6: Personen (ledig, verheiratet, gleichgeschlechtlich) mit zwei oder mehr Jobs (der zweite Job fällt dabei immer unter diese Klasse)

Die Antwort ist einfach: absolut! Egal ob online oder in Papierform, du solltest deine Entgeltabrechnungen immer aufbewahren. Diese Dokumente sind essentiell, denn sie sind der Beweis dafür, wie viele Jahre du gearbeitet hast und was du an Sozialbeiträgen gezahlt hast – was besonders wichtig ist für deine Rente. Am Anfang hatten wir es bereits erwähnt: Dein Arbeitgeber ist ebenso gesetzlich dazu verpflichtet, diese Entgeltabrechnungen 6 Jahre lang aufzubewahren. Du kannst also jederzeit einmal bei vorherigen Arbeitgebern nachfragen, wenn dir auffällt, dass dir einige Gehaltsabrechnungen fehlen. Denn wichtig ist hierbei: Du bist in der Holschuld und musst sicherstellen, dass du deine Entgeltabrechnungen auch bekommst. Diese wirst du später brauchen, beispielsweise für deine Steuererklärung. 

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