Alles, was du über die Reisekostenabrechnung wissen musst

Geschäftsreisen werden vor allem bei jüngeren Menschen immer beliebter – besonders sogenannte Leisure-Trips sind heute im Trend. Denn schließlich kann ein Business-Meeting in einer anderen Stadt auch eine tolle Gelegenheit sein, ein neues Reiseziel zu erkunden. Doch spätestens, wenn es darum geht, nach der Dienstreise eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, hört für viele die Begeisterung auf. Aber keine Sorge: Das Ganze ist weit weniger kompliziert als du vielleicht denkst. In diesem Leitfaden erfährst du alles, was du rund um das Thema Reisekostenabrechnung wissen solltest.

Eine Reisekostenabrechnung ist im Grunde einfach eine Auflistung aller Kosten, die einem Unternehmen durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Dazu gehören Reisekosten wie Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und die sogenannten Reisenebenkosten. Erstellen kann eine Reisekostenabrechnung also jede Person, die eine Geschäftsreise gemacht hat – egal ob Führungskraft oder ArbeitnehmerIn.

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Nicht jede berufliche Tätigkeit, die außerhalb deines Büros oder Homeoffice stattfindet, ist gleich eine Dienstreise. Ein Meeting mit einem Kunden innerhalb deiner Stadt gilt zum Beispiel nicht als Geschäftsreise. Dafür werden dir also auch keine Reisekosten erstattet – selbst wenn deine Fahrtkosten zum Meeting höher sind als die ins Büro. 

Von einer Geschäfts- bzw. Dienstreise spricht man immer dann, wenn du vorübergehend einer beruflichen Tätigkeit nachgehst, die nicht an deiner regelmäßigen Arbeitsstelle oder im Homeoffice stattfindet. Im Steuerrecht heißen Geschäftsreisen daher auch „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten“. Folgende Tätigkeiten werden grundsätzlich als Geschäftsreise anerkannt:

• Kundentermine außerhalb deiner Stadt
• Fahrten zu Fortbildungen, Schulungen, Messen usw.
• Fahrten zu einem anderen Unternehmenssitz

Zu den Reisekosten zählen alle Kosten, die im Zusammenhang einer Geschäftsreise entstehen. Man unterscheidet dabei zwischen vier verschiedenen Kostenarten:

• Fahrtkosten z.B Zugfahrt
• Übernachtungskosten z.B Hotelaufenthalt 
• Verpflegungsmehraufwand z.B Geschäftsessen 
• Reisenebenkosten z.B Gepäckgebühren 

Die oben genannten Reisekosten kann dein Arbeitgeber als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Das heißt, dass sie dir für gewöhnlich auch erstattet werden. Es kann aber auch vorkommen, dass du manche Reisekosten nicht von deinem Arbeitgeber zurückbekommst – zum Beispiel dann, wenn der Weg von deiner Wohnung zur Auswärtstätigkeit kürzer ist als dein normaler Arbeitsweg ins Büro. Doch keine Sorge: Wenn du deine Einkommensteuer machst, kannst du diese Kosten dann einfach als Werbungskosten geltend machen. Wichtig ist dabei nur, dass du alle relevanten Belege wie Tickets für öffentliche Verkehrsmittel, Tankquittungen und andere Rechnungen sicher aufbewahrst. Schließlich musst du deine Kosten ja auch nachweisen können. Übrigens: Was du sonst noch alles von der Steuer absetzen kannst, erfährst du in unserem Leitfaden Steuererklärungen.

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Als Fahrtkosten gelten sämtliche Ausgaben, die im Rahmen deiner Dienstreise entstehen – egal ob du mit deinem eigenen Auto, einem Mietwagen, dem Flugzeug, der Bahn, öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Taxi unterwegs bist. Und auch Maut- und Parkgebühren gehören zu den Fahrtkosten. Wenn du dein eigenes Fahrzeug nutzt, kann zur Berechnung deiner Fahrtkosten entweder ein individueller oder ein pauschaler Kilometersatz verwendet werden.

Aktuell beträgt der pauschale Kilometersatz für Autos 0,30 € pro Kilometer. Für motorisierte Zweiräder liegt die Kilometerpauschale bei 0,20 € pro Kilometer. Wenn du also für eine Dienstreise 300 km mit deinem Auto zurücklegst, kannst du in deiner Reisekostenabrechnung 90 € als Fahrtkosten geltend machen (300 km x 0,30 €/km = 90 €). Wenn du mit dem Motorrad fährst, erhältst du 60 € zurück (300 km x 0,20 €/km = 60 €). Aber Vorsicht: Diese Pauschale ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wenn dein Arbeitgeber die Reisekosten nicht übernehmen sollte, kannst du sie aber immer noch bei deiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Übernachtungskosten umfassen alle Kosten, die entstehen, wenn du auf einer Geschäftsreise auswärts übernachten musst, zum Beispiel in einem Hotel oder einer Mietwohnung. Obwohl die Übernachtungspauschale nur 20 € beträgt, werden Hotelrechnungen für gewöhnlich in voller Höhe vom Arbeitgeber übernommen. Vergiss aber nicht, alle Rechnungen aufzubewahren. Denn du musst die Ausgaben für deine Reisekostenabrechnung nachweisen können. Und auch wenn dein Arbeitgeber dir nicht die vollen Übernachtungskosten erstatten sollte, brauchst du diese Nachweise für deine Einkommensteuer. 

Wenn du in Deutschland auf Geschäftsreise bist, kannst du für deine Reisekostenabrechnung pro Tag einen Pauschbetrag in Höhe von maximal 28 € erhalten. Wenn du mehr als 8 Stunden am Tag auf Dienstreise bist, sowie für den Tag der An- und Abreise, erhältst du pauschal 14 € am Tag. Für jeden ganzen Tag (mindestens 24 Stunden), bekommst du 28 € pro Tag. Allerdings muss die Pauschale um einen bestimmten Prozentsatz gekürzt werden, wenn du zum Beispiel von einem Kunden zum Essen eingeladen wirst oder wenn du ein Hotel gebucht hast, in dem das Frühstück inklusive ist. Denn für ein Frühstück im Hotel werden 20 % der Tagespauschale abgezogen. Und wenn dich ein Kunde zum Mittag- oder Abendessen einlädt, werden sogar 40 % der Tagespauschale abgezogen. Sehen wir uns eine Beispielrechnung für den Verpflegungsmehraufwand einer dreitägigen Geschäftsreise an:

Kosten, die bei einer Geschäftsreise nebenher anfallen, aber nicht in direktem Zusammenhang mit dem persönlichen Vorankommen stehen, gelten als Reisenebenkosten. Dazu zählen zum Beispiel:

• Kosten für Telefon und WLAN
• Selbstbezahlte Mahlzeiten und Trinkgelder
• Park- und Mautgebühren
• Tickets für Messen oder andere berufliche Veranstaltungen
• Kosten für Mietwagen, Taxis oder öffentliche Verkehrsmittel
• Kosten für Reisegepäckversicherung und Gepäckaufbewahrung
• Schadenersatzforderungen bei Verkehrsunfällen

Bevor du abends in deinem Hotel die Minibar plünderst oder eine Massage buchst, solltest du wissen, dass diese Ausgaben grundsätzlich nicht erstattet werden. Auch wenn du während deiner Dienstreise beispielsweise ein Knöllchen bekommen hast oder geblitzt wurdest, musst du diese Bußgelder leider selbst bezahlen.

Die gute Nachricht zuerst: Wenn du eine Reisekostenabrechnung machst, gibt es grundsätzlich keine bestimmten formalen oder gesetzlichen Vorgaben zu beachten. Es gibt also kein spezielles Formular, das du ausfüllen musst und nicht einmal deine Unterschrift ist erforderlich. Du kannst die dir entstandenen Kosten ganz einfach auf einem schlichten Blatt Papier oder in einem einfachen Word-Dokument auflisten.

Auch wenn die Form deiner Reisekostenabrechnung keine wesentliche Rolle spielt, ist es dennoch wichtig, alle Kosten, die während deiner Geschäftsreise angefallen sind, übersichtlich aufzulisten. Diese Angaben müssen auf deiner Reisekostenabrechnung enthalten sein:

• Allgemeine Angaben: Name, Datum, Dauer und Zweck der Dienstreise und Reiseziel
• Steuerliche Zuordnung: Die Tätigkeit, durch die deine Dienstreise veranlasst wurde
• Fahrtkosten: Mit Bahn, Flugzeug, Bus, Dienstwagen, Privatwagen, etc.
• Übernachtungskosten: Entweder als Abrechnung der tatsächlichen Kosten oder per Pauschalen
• Verpflegungsmehraufwand: Hierfür gibt es gesetzlich vorgegebene Pauschalen, siehe oben
• Reisenebenkosten: Kosten wie Parkgebühren, Eintrittsgelder, Taxis, usw.

Für deine Reisekostenabrechnung reicht zwar grundsätzlich eine formlose Auflistung deiner Kosten, doch wenn du dir dein Leben einfacher machen willst, findest du online auch verschiedene praktische Vorlagen zur Reisekostenabrechnung. Das hilft dir nicht nur, Fehler zu vermeiden, sondern erleichtert auch die Prüfung deines Antrags durch die Buchhaltung.

Hier findest du zum Beispiel eine hilfreiche Excel-Vorlage für eine schnelle und einfache Reisekostenabrechnung. Unser Tipp: Am besten speicherst du die Reisekostenabrechnung-Vorlage gleich auf deinem Desktop, damit du sie für künftige Dienstreisen sofort griffbereit hast. Das spart dir beim Erstellen deiner nächsten Reisekostenabrechnung gleich noch mehr Zeit.

Ob bei deiner ersten Reisekostenabrechnung oder im Alltag: Bei Fragen rund um deine Finanzen steht dir N26 immer zur Seite. Mit dem Insights-Feature behältst du deine monatlichen Ausgaben immer im Blick. Nutze Hashtags wie #fahrtkosten, #büromittel oder #versicherung, um deine beruflichen Ausgaben spielend leicht zu kategorisieren. So findest du in Sekundenschnelle, was du bei der Steuer absetzen kannst – und siehst auch, an welcher Stelle du noch etwas sparen könntest.

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