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Als Freiberufler arbeiten in Deutschland

Von der Anmeldung über Krankenversicherung, Bankkonto, Aufenthaltserlaubnis bis zu Steuern – hier erfährst du alles rund ums Freelancing in Deutschland.

Lesezeit: 5 Min.

Immer mehr Menschen entscheiden sich für freiberufliche Tätigkeiten, vor allem im kreativen und unternehmerischen Bereich. Städte wie Berlin sind besonders beliebt bei Menschen aus aller Welt, die einen Standort für ein neues Unternehmen suchen und sich freiberuflich mit dem Programmieren, Grafikdesign oder anderen beruflichen Dienstleistungen beschäftigen. In diesem Artikel gehen wir die Schritte durch, die du absolvieren musst, um dich in Deutschland als Selbstständiger oder Freiberufler niederzulassen: Anmeldung, Krankenversicherung, Geschäftskonto, Aufenthaltserlaubnis und Steuern.

Freelancer oder selbstständig?

Zunächst musst du wissen, dass für Selbstständige und Freiberufler beim Beantragen einer Aufenthaltserlaubnis etwas andere Bedingungen gelten. Selbstständige müssen zusätzliche Dokumente vorlegen. Genauere Informationen hierzu folgen weiter unten. Als Freiberufler brauchst du keinen Geschäftsplan und kein Firmenprofil einzureichen, denn du arbeitest für verschiedene Unternehmen und nicht ausschließlich für dein eigenes. Hier ein Beispiel: Wenn du freiberuflicher Designer bist, kannst du deinem Kunden Rechnungen als Einzelperson stellen. Bist du hingegen selbstständiger Designer, kannst du deinem Kunden Rechnungen von deinem offiziell eingetragenen Unternehmen stellen.

Anmelden der Adresse

Nun, da du weißt, wie du deine Tätigkeit einzustufen hast, möchtest du dich sicher offiziell anmelden. Hier geht es um deine Wohnanschrift und nicht um die Adresse, wo du arbeitest.

Zum Anmelden der Anschrift benötigst du folgende Dokumente:

  • einen gültigen Pass oder Personalausweis
  • Wohnungsgeberbestätigung, in der Regel ein unterschriebener Mietvertrag
  • Meldeschein oder Anmeldung. Das ist nur in Deutschland erhältlich und sollte im Voraus ausgefüllt werden.
  • Beachte, dass der gesamte Anmeldeprozess in der Regel auf Deutsch erfolgt.

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Krankenversicherung

Krankenversicherung ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Das gilt auch, wenn kein Arbeitgeber dafür aufkommt. Das bedeutet, dass du dich selbst versichern musst. Dabei musst du entscheiden, ob du dich gesetzlich oder privat versichern möchtest. Liegt dein Bruttoeinkommen unter 62.660 € im Jahr bzw. 5.212,50 € im Monat (im Jahr 2020), ist eine gesetzliche Krankenversicherung Pflicht. Die Krankenkasse musst du wählen. Die drei größten sind Techniker Krankenkasse (TK), AOK und Barmer GEK. Von der Krankenkasse erhältst du eine Gesundheitskarte mit Chip, ähnlich einer Kreditkarte, die du bei jedem Arztbesuch vorlegen musst.

Die andere Möglichkeit ist eine private Krankenversicherung, die als primäre Versicherung nur dann in Frage kommt, wenn dein Bruttoeinkommen über 62.660 € im Jahr bzw. 5.212,50 € im Monat (im Jahr 2020) liegt. Das gilt für Freiberufler und Selbstständige gleichermaßen.

So meldest du dich bei einer Krankenkasse an:

  • Wähle eine Krankenkasse und such auf ihrer Website das richtige Anmeldeformular.
  • Fülle deine persönlichen Angaben wie Name, Adresse und Staatsangehörigkeit, aus.
  • Mach Angaben zu deiner Tätigkeit wie Berufsbezeichnung und Anfangsdatum.
  • Mach Angaben zu vorherigen Versicherungen, z. B. ob du bereits in Deutschland versichert warst und wenn ja, bei wem.
  • Sende das ausgefüllte Formular an die entsprechende Adresse. Sie ist in der Regel auf dem Formular angegeben.
  • Reiche ein aktuelles Passfoto für die Gesundheitskarte ein.
  • Richte ein Lastschriftverfahren zum automatischen Einzug der Beiträge ein.

Wenn du dich für eine private Krankenversicherung entscheidest, musst du zusätzlich einen bestimmten Versicherungsplan wählen, der von Kosten und Deckung abhängig ist. Zu einer privaten Krankenversicherung wird üblicherweise Personen geraten, die jung und gesund sind und möglicherweise nicht ständig in Deutschland leben.

Eröffne ein Geschäftskonto

Nachdem du deine Adresse angemeldet und in eine Krankenkasse eingetreten bist, musst du ein Geschäftskonto eröffnen, das du ausschließlich für geschäftliche Vorgänge nutzt. Das brauchst du für Buchführungs- und Steuerzwecke. Verschiedenen Banken bieten dabei verschiedene Optionen. Am einfachsten für Freiberufler und Selbstständige ist das kostenlose N26 Business Konto. Die Kontoeröffnung dauert nur acht Minuten, und du kannst alles bequem von deinem Smartphone aus erledigen. N26 gibt dir eine kostenlose Mastercard und bietet dir für alle Einkäufe Cashback von 0,1 %.

Wenn du über dieses Konto private Ausgaben tätigen möchtest, kannst du zusätzlich eine Maestrokarte bestellen. Zur Zeit ist es nicht möglich, gleichzeitig zwei separate N26 Konten zu haben, aber die beiden Karten funktionieren problemlos mit nur einem Konto. Als N26 Business Kunde profitierst du von innovativen Features wie Push-Nachrichten in Echtzeit nach jedem Geldeingang, Überweisung oder Zahlungen an und von anderen N26 Kunden.

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Aufenthaltserlaubnis

Das Beantragen einer Aufenthaltserlaubnis ist der letzte große Schritt zur Arbeitsaufnahme in Deutschland. Sowohl Freiberufler als auch Selbstständige müssen belegen können, dass sie ihren Lebensunterhalt und ihren Beruf bestreiten können, ohne den Staat zu belasten. Das gilt für unterschiedlichste Tätigkeitsbereiche, einschließlich Kunst. Als freiberuflicher Künstler, Journalist oder Musiker musst du sowohl deine bisherige Werke, als auch bevorstehende Projekte vorweisen können. Der Antrag auf eine Aufenthaltserlaubnis als Freiberufler in Deutschland muss Folgendes enthalten:

  • einen gültigen Pass
  • 1 aktuelles biometrisches Passfoto
  • Krankenversicherungsnachweis
  • Aufenthaltsnachweis
  • den ausgefüllten Antrag auf Aufenthaltserlaubnis
  • einen aktuellen Lebenslauf mit dem bisherigen beruflichen Werdegang, Diplom, Zeugnissen, Referenzen oder Sponsoren
  • einen Finanzierungsplan, aus dem hervorgeht, wie viel Geld dir zur Finanzierung deiner Tätigkeit zur Verfügung steht, einschließlich flüssiger Mittel, Sachwerte, Darlehen und Risikokapital
  • eine Umsatzprognose oder Gewinn-und-Verlustrechnung mit den voraussichtlichen Aufwendungen, einschließlich Miete, Versicherungsbeiträge und Steuern für die nächsten drei Jahre
  • 50 bis 110 € Anmeldegebühr, abhängig von der Komplexität deines Falls

Wenn du komplett selbstständig sein willst, brauchst du zusätzlich:

  • ein Firmenprofil mit allen sachdienlichen Angaben zu deinem Unternehmen: offizieller Nachweis der Existenz, Namen der Geschäftsführer, Gesamtkapital, Jahresumsatz, offizielle Geschäftsadresse in deiner Stadt, offizielle Funktion u. a.
  • einen Kapitalbedarfsplan mit allen potenziellen Kosten in Verbindung mit dem Start deines Unternehmens, einschließlich Bürorenovierung, Lizenzgebühren, Fahrzeugmiete usw.
  • ein schriftliches Geschäftskonzept mit einer genauen Beschreibung deines Unternehmens, einschließlich Branche, Zielkunden, Marketing- und Vertriebsstrategie, Marktprognosen und -risiken
  • einen Geschäftsplan, in dem alle oben aufgeführten Unterlagen wie dein Finanzierungsplan und die Umsatzprognose zusammengefasst sind und der dein Unternehmen in groben Zügen erläutert

Das mag sich nach viel anhören, aber für die meisten Punkte – wenn nicht sogar für alle – findest du Vorlagen auf dem offiziellen Webportal deiner Stadt. Das existiert zwar meistens nur auf Deutsch, aber das Format ist im Wesentlichen dasselbe wie bei vergleichbaren Dokumenten in anderen Sprachen. Wenn du diese Art von Formularen noch nie ausgefüllt hast und du dir bei den genauen Zahlen für den Kapitalbedarf oder die Einnahmen unsicher bist, reich Schätzwerte ein.

Steuererklärung

Sobald du im Rahmen deiner freiberuflichen bzw. selbstständigen Tätigkeit Einnahmen erzielt hast, musst du deine Steuern erklären. Als Erstes brauchst du eine persönliche Steueridentifikationsnummer (USt-ID). Wenn du zum ersten Mal in Deutschland lebst und arbeitest, sendet dir der Staat ca. eine Woche nach Anmeldung der Adresse automatisch eine USt-ID zu. Wenn du bereits in Deutschland gelebt hast, kannst du entweder dieses Formular ausfüllen oder zu deinem zuständigen Finanzamt gehen, wo dir ein Beamter sofort deine USt-ID geben kann. Dazu musst du deinen Pass mitnehmen. Du bekommst nur eine USt-ID, d. h. wenn du wieder nach Deutschland zurückziehst oder deine Adresse änderst, erhältst du keine neue USt-ID.

Zweitens brauchst du neben deiner USt-ID eine Steuernummer. Beide brauchst du für deine Steuererklärung. Um eine Steuernummer zu erhalten, musst du dieses Formular, einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, ausfüllen.

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