Deducción de gastos, ¿cuáles son las diferencias tributarias para los teletrabajadores en los países europeos?

No podemos negar que las siestas espontáneas, las videollamadas con pantalones de chándal y los viajes de 30 segundos de la cama al escritorio son algunas de las muchas ventajas del teletrabajo. Muchos de nosotros tenemos gran experiencia en el teletrabajo desde el estallido del COVID-19, que obligó a las sociedades de todo el mundo a adaptarse a cada una de las fases del confinamiento. Para evitar el colapso de las economías y mantener a las empresas en funcionamiento, muchas compañías adoptaron el teletrabajo y, con esto, muchos Gobiernos reaccionaron a la nueva forma de trabajo ajustando la normativa fiscal de los trabajadores que cumplen sus funciones desde casa. Al final, muchos organismos reconocieron que la carga financiera añadida no debía de recaer en los empleados de forma individual. 

Teniendo esto en cuenta, hicimos una investigación para conocer más sobre el tema y, como resultado, descubrimos las diferencias abismales entre los países. Echemos un vistazo a las actuales regulaciones fiscales en toda Europa y veamos quiénes pueden ahorrar cuando llegue el momento de la declaración de impuestos. 

Hemos analizado once países europeos: Países Bajos, Alemania, España, Italia, Austria, Irlanda, Bélgica, Portugal, Grecia, Polonia y Francia. En el estudio descubrimos que hay grandes diferencias entre ellos. Si estás preguntándote cuál es el país que ofrece las mejores desgravaciones fiscales por el teletrabajo, a continuación te damos algunas pistas: este país tiene como vecinos a Alemania, Países Bajos, Luxemburgo y Francia.

Además, su capital es famosa por llevar el nombre de una hortaliza que inicia con la palabra “coles”. Más adelante vamos a regresar a este país, pero por ahora vamos a enfocarnos en los Gobiernos donde las normas de desgravación fiscal no han dado frutos para beneficiar a los que trabajan desde casa. 

Cuatro de los once países analizados aún no cuentan con normas de devolución de impuestos por teletrabajar, y si las hay, se tienen que negociar con el empleador. Este es el caso de España, donde no existe una normativa específica sobre el teletrabajo pero se responsabiliza a las empresas por compensar a los empleados. Las compañías están obligadas por ley a proporcionar o cubrir los costes totales de las herramientas o del equipo necesario para que sus empleados puedan teletrabajar.

En Italia existen tres opciones para que las empresas apoyen de forma voluntaria a sus empleados: 

1. A través de las compras del equipo necesario, como programas de software para ordenadores o material general de oficina.
2. Ayudas individuales acordadas por gastos generados durante el teletrabajo.
3. Reembolso de los gastos de trabajo necesarios (viajes, alojamientos, comidas, etc.).

Los empleadores en Italia pueden añadir o modificar secciones en los contratos de sus trabajadores.  

En Portugal tampoco existe una normativa fiscal que beneficie a los teletrabajadores. Sin embargo, existe la posibilidad de que las empresas compensen a sus trabajadores con determinados gastos que se producen en el teletrabajo. Sin un marco legal, esta ayuda se basa en acuerdos individuales entre los empleados y los empleadores.

De cualquier modo, los empleadores deben poner por escrito cada acuerdo de forma individual y deben ser firmados por las dos partes.

Mientras tanto, países como Polonia se encuentran ya en el proceso para aprobar leyes similares. El Gobierno polaco trabaja activamente en la adaptación de sus leyes para ayudar en la reducción de gastos del teletrabajo. Hasta ahora, la decisión de reembolso de dichos gastos depende de cada empresa y no es obligatorio. 

Los expertos esperan que durante este otoño de 2022 se hagan nuevas revisiones de la situación actual. El reembolso de los gastos en electricidad, teléfono e internet podría ser una medida obligatoria para las empresas. Los contribuyentes polacos deberán, por ahora, esperar para saber cuál es el proceso definitivo, una vez que se aprueben los cambios de la ley.

Las mejores regulaciones para los que trabajan en casa las tiene Bélgica. En este país, la cantidad máxima por semana asciende hasta los 142,95 € y la única condición es que los trabajadores desarrollen sus labores al menos un día completo a la semana desde casa. 

Para facilitar más las cosas, los trabajadores belgas pueden programar el tiempo de teletrabajo según sus necesidades individuales. Es decir, pueden trabajar en casa una semana completa y las tres semanas restantes hacerlo desde la oficina. Otra opción es dividir el tiempo y solo trabajar en casa dos horas al día durante cada semana. Si al final del mes se suma el tiempo acordado para el teletrabajo, entonces a fin de año habrán ingresado 1.715,40 € libres de impuestos.

Irlanda, por su parte, maneja las cosas un poco diferente. Los trabajadores en este país tienen un acuerdo formal con su empresa. Si el empleado trabaja desde casa, tiene derecho a recibir 3,20 € diarios. Esto coloca a Irlanda como el segundo país con la deducción más alta. El teletrabajo en este país permite un ingreso anual de 736 € por los 230 días de trabajo al año. (Para este análisis se usó una métrica estándar)

En cuanto a Alemania, sus trabajadores se alegrarán al saber que tienen derecho a las terceras mejores deducciones. Con 5 € al día, la ayuda al teletrabajo en Alemania es, de hecho, la segunda mayor del análisis, pero el Gobierno ha limitado el teletrabajo a 120 días o 600 € al año. En este país el proceso es diferente, ya que los contribuyentes tienen que reclamar su dinero a través de la declaración de la renta final, en lugar de recibirlo junto con su salario normal. 

La ley alemana hace una distinción entre el trabajo remoto y el trabajo desde casa. Aunque en los dos casos no se realiza el trabajo en la empresa, existe una diferencia: 

el trabajo remoto significa que la empresa proporciona dispositivos como ordenador portátil o móvil para trabajar donde sea, es decir desde un hotel, en un tren, en una cafetería, etc. El trabajo desde casa se considera literalmente el trabajo desde el hogar o teletrabajo. 

La ayuda económica aplica en esta última, aunque se puede tener derecho a otro tipo de devoluciones de impuestos por gastos relacionados con el trabajo remoto. Además, también se puede reclamar esta deducción si se decide trabajar desde casa voluntariamente.

* La cifra de 230 días laborales se basó en un ejemplo de cálculo que incluye la cantidad de horas de trabajo de un empleado con jornada completa al año y deducido a los días festivos, con las cuatro semanas de vacaciones pagadas al año implementadas en la Unión Europea. El tiempo real apilable puede variar levemente en función del país.

Los países que ofrecen regulaciones similares son los siguientes: Francia ofrece un total de 580 € al año o 2,52 € al día, los Países Bajos apoyan con 460 anuales o 2 euros al día y Grecia ofrece 336 € al año o 1,46 € al día. El Gobierno de Austria ofrece 300 € al año o 3 € al día, con un límite máximo de 100 días.

• Busca información en fuentes oficiales: las fuentes no oficiales solo sirven como guía, es mejor acudir a las fuentes gubernamentales para encontrar la información actualizada. Pregunta a tus amigos, a tu empresa o a expertos en caso de tener problemas con el idioma o si la información no está disponible en tu idioma.
• Céntrate en el objetivo: enfoca tu búsqueda específicamente en el tema sobre los incentivos fiscales en el teletrabajo.
• Invierte tiempo en informarte: investiga a lo que puedes optar, qué criterios debes cumplir, qué información necesitan las autoridades, los tiempos para pedir la ayuda, etc. Asegúrate de tomar notas sobre todo lo que aplique a tu situación personal.
• Prepara la documentación: reúne la documentación detallada que demuestre que cumples con los requisitos. En caso de necesitar documentación de la empresa o de las autoridades, ten en cuenta los tiempos de entrega.
• Presenta los impuestos: entrega los documentos que hayas reunido a las autoridades fiscales de tu país. Asegúrate de mantener todo dentro de los plazos especificados.

Aunque el COVID se ha controlado un poco, sigue influyendo en las decisiones de las autoridades de cada país. Se acerca el invierno y, con él, el tema emergerá de nuevo. Hay muchas regulaciones que surgieron antes de la pandemia sobre códigos fiscales nacionales, infórmate. Asegúrate de comprobar cómo el Gobierno concede exenciones fiscales a través de diferentes sistemas, como las deducciones o los reembolsos. En los Países Bajos, por ejemplo, los empleados que no están autorizados a trabajar a distancia pueden solicitar una deducción fiscal de hasta 0,19 € por kilómetro recorrido hasta el lugar de trabajo. Los austriacos que trabajan a distancia pueden obtener hasta 150 € al año como reembolso por gastos de muebles necesarios para trabajar fuera de la oficina. Es posible que en tu país existan otras oportunidades similares.

Como demuestran los datos, hay muchas normativas diferentes y vale la pena estar al tanto de las novedades. En N26 queremos ayudarte a tomar decisiones de manera informada y a aprovechar cualquier oportunidad de ahorro, estés donde estés.

Además, N26 es una entidad colaboradora de la Seguridad Social, por lo que también puedes pagar diferentes tipos de tributos a mediante tu cuenta.

Este análisis se basó en la normativa oficial de los Gobiernos y en la información profesional de abogados profesionales con larga experiencia en la materia. Los once países analizados son: Países Bajos, Alemania, España, Italia, Austria, Irlanda, Bélgica, Portugal, Grecia, Polonia y Francia. Los importes anuales se calculan sobre la base de 230 días laborables al año, a menos que se especifique un importe máximo aplicable diferente en la normativa correspondiente. La métrica de 230 días laborables se basa en un ejemplo de cálculo que incluye la cantidad de tiempo que un empleado regular a jornada completa trabaja al año y que deduce los días festivos y el mínimo de la UE de cuatro semanas de vacaciones pagadas al año. El tiempo real aplicable puede variar en función de cada país.