Wie wird Remote Work im europäischen Vergleich besteuert?

Spontane Nickerchen, Meetings in Jogginghose und ein 30-sekündiger Arbeitsweg vom Bett bis zum Schreibtisch – das Homeoffice bietet einige unbestreitbare Annehmlichkeiten. Zahlreiche Menschen haben in letzter Zeit persönliche Erfahrungen mit der Arbeit von Zuhause gemacht, spätestens seitdem der Beginn der Corona-Pandemie diverse Formen von Lockdowns rund um die Welt notwendig machte. Um den Kollaps der Wirtschaft zu verhindern und die Geschäfte am Laufen zu halten, ermöglichten etliche Arbeitgeber ihren Angestellten, die anfallende Arbeit auch aus den eigenen vier Wänden zu erledigen. Die Regierungen reagierten ihrerseits auf die neue Situation, indem sie Steuerregelungen fürs Homeoffice anpassten. Schließlich waren sich viele Gesetzgeber einig, dass die zusätzlich anfallende finanzielle Belastung nicht allein auf individuelle Angestellte zurückfallen sollte.

Wir haben dies zum Anlass genommen, ein wenig tiefgründiger zu recherchieren. Dabei sind uns bedeutende Unterschiede zwischen einzelnen Ländern aufgefallen. Werfen wir einen Blick auf die aktuellen Steuerbestimmungen in verschiedenen europäischen Ländern und ob dort Möglichkeiten bestehen, etwas Geld zu sparen, wenn die nächste Steuererklärung fällig wird.

Elf europäische Länder waren Teil unserer Betrachtung: die Niederlande, Deutschland, Spanien, Italien, Österreich, Irland, Belgien, Portugal, Griechenland, Polen und Frankreich. Dabei sind uns bedeutende Unterschiede aufgefallen, je nachdem, wo du deine Steuererklärung letztlich einreichst. Du fragst dich jetzt bestimmt: Welches Land bietet seiner arbeitenden Bevölkerung das meiste? Ein kleiner Tipp vorab: Es handelt sich um einen Nachbarstaat von Deutschland, den Niederlanden, Luxemburg und Frankreich, dessen Hauptstadt im Englischen prominenter Namensgeber eines gewissen Gemüses ist. Doch dazu später mehr. Lass uns zunächst einen Blick auf die Regierungen werfen, bei denen die Regelungen zum Steuernachlass für Angestellte im Homeoffice noch nicht ganz so ausgereift sind.

In vier der elf untersuchten Länder existieren entweder noch keine Regelungen für Pauschalbeträge, oder sie müssen individuell direkt mit dem Arbeitgeber ausgehandelt werden. So gibt es z. B. in Spanien eine allgemeine Aufforderung an Unternehmen, Eigenverantwortung zu übernehmen und Angestellte angemessen zu entschädigen. Eine spezifische Gesetzgebung dazu besteht allerdings nicht. Dennoch sind Arbeitgeber rechtlich verpflichtet, ihren Angestellten jegliches zur erfolgreichen Verrichtung der Arbeit notwendige Equipment zur Verfügung zu stellen bzw. die Kosten dafür zu erstatten.

In Italien haben Arbeitgeber drei Optionen auf freiwilliger Basis, um ihre Angestellten zu unterstützen:

1. direkte Anschaffung bzw. Bereitstellung von notwendigem Equipment, wie z. B. Computer, Hardware oder Büromaterialien im Allgemeinen
2. individuelle Vereinbarungen über Zuzahlungen oder Übernahme von Kosten, die speziell während der Arbeit von Zuhause anfallen
3. Erstattungen von notwendigen Ausgaben, die direkt mit der Arbeit zusammenhängen, wie z. B. Reisekosten und Kost und Logis im Rahmen von Dienstreisen

Entsprechende Klauseln können nach Absprache vom Arbeitgeber zum bestehenden Arbeitsvertrag hinzugefügt oder angepasst werden.

Portugal verfügt aktuell ebenso über keine rechtlich bindenden Regelungen in dieser Hinsicht. Trotzdem bestehen auch hier Möglichkeiten für Arbeitgeber, für bestimmte Kosten, die in direktem Zusammenhang mit der Arbeit von Zuhause stehen, aufzukommen. Ohne einen gesetzlichen Rahmen sind Arbeitnehmer jedoch auf individuelle Vereinbarungen mit ihren Arbeitgebern angewiesen.

Auf jeden Fall sollte jegliche derart individuell getroffene Absprache schriftlich durch den Arbeitgeber festgehalten und im Idealfall von allen beteiligten Parteien unterzeichnet werden. 

Andere Länder wiederum befinden sich noch mitten im Prozess zum Erlass vergleichbarer Gesetze. Polen, z. B., arbeitet aktuell aktiv an der Adaption bereits existierender Gesetze, um aus der Ferne Arbeitenden zusätzliche Steuernachlässe zu gewähren. Momentan liegt die Entscheidung, einen Arbeitnehmer zu entschädigen, noch beim Arbeitgeber. Experten rechnen mit einer baldigen Überarbeitung des aktuellen Status. Dann könnte die Übernahme für anfallende Strom-, Telefon- und Internetkosten für die Firmen verpflichtend werden. Polnische Steuerzahler müssen sich entsprechend noch ein wenig gedulden und abwarten, welche Änderungen schlussendlich wirklich in den Gesetzestext übernommen werden. 

Die arbeitnehmerfreundlichsten Regelungen findet man in Belgien. Der maximale Pauschalbetrag beläuft sich dort auf 142,95 € pro Woche. Einzige Voraussetzungen: Arbeitnehmer sind verpflichtet mindestens einen vollen Arbeitstag pro Woche von zu Hause arbeiten und der Arbeitgeber muss seine Zustimmung geben.

Um die Lage weiter zu vereinfachen, haben die Angestellten die Möglichkeit, sich ihre Arbeitszeit völlig frei nach ihren individuellen Bedürfnissen einzuteilen. Du könntest beispielsweise entweder eine komplette Woche durchgängig zu Hause arbeiten und den Rest des Monats ins Büro fahren. Oder du könntest deine Arbeitszeit komplett splitten und jede Woche jeweils nur zwei Stunden pro Arbeitstag in den eigenen vier Wänden arbeiten. Solange am Ende des Monats alles stimmt, können insgesamt bis zu 1.715,40 € komplett steuerfrei zum Gehalt hinzukommen.

Im Vergleich dazu handhabt Irland die Dinge ein wenig anders. Irische Arbeitnehmer, die aufgrund einer förmlichen Vereinbarung mit ihrem Arbeitgeber von zu Hause aus arbeiten müssen, haben Anspruch auf eine Pauschalvergütung von 3,20 € pro Tag. Somit kommt den Iren der zweithöchste Steuererlass zugute. Insgesamt landest du hier bei 736 € pro Jahr, wenn man von 230 Arbeitstagen im Jahr ausgeht (was wir für diese Recherche standardmäßig für alle Länder getan haben.) 

Deutsche Angestellte dürfen sich über die dritthöchsten Steuervergünstigungen freuen. Mit 5 € pro Tag landen wir hierzulande sogar auf Rang 2 hinsichtlich der verfügbaren Pauschalbeträge. Allerdings hat die Regierung eine Obergrenze von 120 anwendbaren Tagen festgelegt, sodass sich maximal 600 € von der Steuer absetzen lassen. Des Weiteren gibt es bei uns die Besonderheit, dass Arbeitnehmer das Geld zuerst verauslagen und sich am Ende des Steuerjahres vom Staat im Rahmen der Steuererklärung zurückholen können, anstatt es direkt steuerfrei zusätzlich zum eigentlichen Gehalt zu bekommen.

Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen „Homeoffice” und „Mobilarbeit”. Obwohl beide Bezeichnungen suggerieren, dass man seinen Dienst nicht in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers verrichtet, bestehen bedeutende Unterschiede. „Mobilarbeit” bedeutet lediglich, dass der Arbeitgeber dir sämtliche mobilen Geräte, die du für deine Arbeit benötigst, zur Verfügung stellt, so wie beispielsweise einen Laptop oder ein Smartphone. Mit diesen Geräten besteht entsprechend die Möglichkeit, von gewissermaßen jedem beliebigen Ort zu arbeiten – sei es im Zug, im Hotel oder im kleinen Café an der Ecke. 

Das deutsche „Homeoffice” hingegen wurde vom Gesetzgeber als fest eingerichteter Arbeitsplatz zu Hause definiert. Der Pauschalbetrag gilt nur für dieses Modell. Trotzdem gibt es unter Umständen auch für „Mobilarbeiter” Möglichkeiten, gewisse Auslagen mit Bezug zur Arbeit über die Steuererklärung zurückzuverlangen.

* Die Zahl von 230 Arbeitstagen basiert auf einer Beispielrechnung, bei der die Arbeitszeit eines regulären Vollzeitbeschäftigten pro Jahr zugrunde gelegt und die gesetzlichen Feiertage sowie der in der EU geltende Mindesturlaub von vier Wochen pro Jahr abgezogen wurden. Die tatsächlich geltende Zeit kann je nach Land variieren. 

In den folgenden Ländern bestehen ähnliche Regularien: Frankreich bietet bis zu 580 € pro Jahr oder 2,52 € pro Tag, in den Niederlanden beläuft sich der jährliche Maximalbetrag auf 460 € (2 € pro Tag), während Griechenland seinen Steuerzahlern immerhin noch 336 € pro Jahr bzw. 1,46 € pro Tag bietet. Die Regierung in Österreich hat einen Höchstsatz von 300 € pro Jahr, bzw. 3 € pro Tag für maximal 100 Tage, festgelegt.

• Finde die richtigen Quellen: Nutze inoffizielle Quellen nur als Start deiner Recherche. Informiere dich anschließend auf offiziellen Regierungswebseiten. Stelle sicher, dass die Angaben aktuell sind. Falls die Informationen nicht in einer Sprache verfügbar sind, die du perfekt beherrschst und Sprachbarrieren auftreten, wende dich an Freunde, deinen Arbeitgeber oder ausgewiesene Experten.
• Fokussiere dich auf das Wesentliche: Suche speziell nach Gesetzen, die sich auf „Homeoffice” bzw. „Mobilarbeiten” und Steuern beziehen. 
• Tauch in die Materie ein: Lies nach und recherchiere, welche Voraussetzungen auf dich zutreffen, welche Kriterien erfüllt werden müssen, welche Informationen von den Behörden verlangt werden, welche Fristen es gibt etc. Notiere dir alles, was auf deine Situation zutrifft.
• Bereite die Unterlagen vor: Sammle detaillierte Dokumente, die deinen Anspruch unterstützen. Falls du spezielle Unterlagen von deinem Arbeitgeber oder einer öffentlichen Stelle brauchst, richte dich darauf ein, dass es eine Weile dauern kann, bevor du eine Antwort erhältst.
• Reiche deine Steuererklärung ein: Sende deine gesammelten Unterlagen an dein zuständiges Finanzamt. Achte darauf, alle notwendigen Dokumente fristgerecht einzureichen.

Obwohl sich die Corona-Pandemie etwas beruhigt hat, beeinflusst sie nach wie vor Entscheidungen von Gesetzgebern in zahlreichen Ländern. Mit fallenden Temperaturen wird es wieder zu einer gesteigerten Dynamik rund um das Thema Corona kommen. Zusätzlich bestehen ganz unabhängig von der Pandemie bereits einige ältere Regelungen in diversen nationalen Gesetzbüchern. Erkundige dich, wie deine Regierung Steuererleichterungen mittels verschiedener Systeme gewährt, z. B. in Form von Steuerabzügen oder Steuererstattungen. In den Niederlanden können Arbeitnehmer, die nicht aus der Ferne arbeiten dürfen, einen Steuerabzug von bis zu 0,19 € pro zurückgelegtem Kilometer zum Arbeitsplatz geltend machen. Auch in Deutschland gibt es eine Pendlerpauschale. Österreicher, die das Homeoffice nutzen, können sich die Kosten für eine angemessene Einrichtung ihres häuslichen Arbeitsplatzes mit bis zu 150 € pro Jahr erstatten lassen. Je nachdem, wo du dich befindest, können ähnliche Möglichkeiten auch für dich gelten.

Wie die Analyse zeigt, bestehen viele unterschiedliche Regelungen. Es zahlt sich aus, die aktuellen Entwicklungen zu verfolgen. Wir von N26 wollen dir dabei helfen, informierte Entscheidungen zu treffen und jedwede Möglichkeit, Geld zu sparen, zu nutzen–egal, wo du dich befindest.

Über die Untersuchung

Für die Analyse der elf Länder (Niederlande, Deutschland, Spanien, Italien, Österreich, Irland, Belgien, Portugal, Griechenland, Polen und Frankreich) wurden die offiziellen Beschlüsse der Regierungen oder Experten-Erfahrungen von Anwälten der einzelnen Länder herbeigezogen. Die Jahresbeträge errechnen sich, sofern es keinen Maximalbetrag gibt, aus 230 Arbeitstagen. Diese arbeitet ein Vollzeitbeschäftigter in der Regel nach Abzug von Urlaub, Krankheit (durchschnittliche Fehlzeiten) und Feiertagen pro Jahr.