Si estás pensando en solicitar un acta de titularidad real, esta guía te interesa

Resolvemos todas las dudas sobre este documento: qué es el acta de titularidad real, quién lo expide, cómo se obtiene y en qué casos conviene tramitarlo.

Emprender conlleva muchos requisitos, burocracia y papeleo para poder formalizar la idea de negocio que tienes en tu cabeza. Estos procesos, además, se vuelven un poco más complejos cuando decides emprender junto a otras personas que pasan a convertirse en tus socios.

Uno de los casos más comunes es el de las Sociedades Mercantiles, que se establecen bajo una razón social y en las que existe un acuerdo de voluntades de varias personas que tienen el mismo objetivo y que aportan su propio capital para crear la Sociedad. 

Para identificar a los titulares que integran dicha Sociedad y que exista constancia legal, se usa el acta de titularidad real, un documento expedido por los notarios. Pero ¿cómo es el paso a paso de este trámite? ¿Qué necesitas para pedirlo? ¿Aplica en tu situación? Continúa leyendo y resuelve todas tus dudas.

Esta acta surge como medida para combatir el blanqueo de capitales, un mal bastante común hasta el 28 de abril de 2010, momento en el que entra en vigor la Ley 10/2010 de Prevención de Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo (que se complementó por el Real Decreto 304/2014, del 5 de mayo, en el que se aprueba el reglamento de la citada ley).

Una de las herramientas que se incluye en dicha ley es el acta de titularidad real, que busca evitar que las personas que realizan los trámites relativos a firmas y operaciones de la Sociedad no identifiquen a las personas jurídicas que representan y que están detrás de la operativa.

Gracias a esta acta de titularidad, se identifica a los titulares reales que participan en la realización de cualquier operación relativa a la Sociedad de la que son parte. De esta manera se evitan las figuras de los testaferros.

Debido a esta medida, los notarios están obligados a no aceptar la formalización de escrituras o pólizas si las personas que comparecen en el acto no identifican de manera exacta quiénes son las personas jurídicas a las que representan. Posteriormente, el acta quedará recogida en una base de datos del Consejo General del Notariado.

Desde la entrada en vigor de la ley en 2010, todas las sociedades incluyen en su escritura de fundación el Acta de Titularidad Real. En cuanto a las creadas antes de 2010, es un trámite que también deben realizar para ponerse al día en sus obligaciones legales, ya que es un documento que diversas instituciones les pueden solicitar en cualquier momento (un banco, un socio, una notaría o un abogado). 

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Aprender lo básico

La función más importante que ejerce el acta es identificar si la persona presente el día de la firma actúa en su nombre o en el de un tercero. Además, debes tener en cuenta que la gestión de una sociedad puede ejercerse por distintas vías:

• Participación en el capital social
• Derecho a voto
• Acuerdos
• Disposiciones estatutarias

Tanto en la participación en el capital como en el derecho a voto, la ley establece que la persona jurídica debe tener un 25% o más de la participación de la sociedad para ser registrada en el Acta de Titularidad Real. Todo porcentaje menor al 25% no deberá ser recogido en el acta.

En el Real Decreto 304/2014 se establece que los titulares reales serán siempre personas físicas, y que pueden ser titulares por control, posesión o por administración:

• Titular real por control. Es la persona física que posee el 50% o más del capital social o el derecho a voto dentro de la Sociedad. Puede hacerlo de forma directa o indirecta, a través de otras Sociedades con participación o acciones en dicha sociedad.
• Titular real por posesión. Es la persona física que dispone del 25% o más del capital social o el derecho a voto dentro de la Sociedad. Al igual que el anterior, puede hacerlo de forma directa o indirecta, a través de otras sociedades.
• Titular real por administración. Ejerce el control de la sociedad como administrador, pero no puede cumplir ninguno de los dos criterios anteriores.

El Acta de Titularidad Real se acredita ante notario en un documento en el que el representante o la persona apoderada de la Sociedad declara la existencia o no de algún socio con más del 25% de las participaciones de la Sociedad. Si existiesen dichos participantes, deberán ser identificados en el acta junto a su porcentaje de participación.

Una vez se haya cumplimentado el acta, es aconsejable que la conserves junto al resto de escrituras de la sociedad. Esta Acta de Titularidad Real tendrá validez hasta que no se produzcan cambios en el porcentaje del accionariado de la Sociedad.

En caso de que haya cambios, será necesario que realices una nueva acta ante notario con los datos actualizados de los titulares.

Esta acta debe usarse en cualquier negocio de índole mercantil, operaciones societarias, apoderamientos o acuerdos de índole económico. En cada uno de esos casos, bastará con presentar el acta para poder efectuar la acción que se desea.

Existen tres supuestos en los que el acta no es necesaria y puede que alguno de estos sea tu caso particular:

• Sociedad unipersonal. Si no hay más participantes que tú en la Sociedad, no es necesario hacer el acta.
• Operaciones de bajo importe. No es necesario identificar al titular real en las operaciones de menos de 1000 euros (cifra que aumenta hasta los 2500 euros en el caso del pago de premios de loterías u otros juegos de azar).
• No hay dudas respecto a la identidad. Su participación en la operación está respaldada por una firma (ya sea a mano o electrónica) y la comprobación de su identidad ya se ha realizado en una ocasión previa. 

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